國(guó)家科技重大專項(xiàng)（民口）檔案管理規(guī)定

第一章  總則

第一條 為落實(shí)《國(guó)家中長(zhǎng)期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006—2020年）》，保證國(guó)家科技重大專項(xiàng)（以下簡(jiǎn)稱重大專項(xiàng)）檔案的安全性、真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，促進(jìn)國(guó)家科技信息資源長(zhǎng)期保存和有效共享，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家科技重大專項(xiàng)組織實(shí)施工作規(guī)則》、《國(guó)家科技重大專項(xiàng)（民口）管理規(guī)定》、《國(guó)家科技重大專項(xiàng)（民口）資金管理辦法》和國(guó)家相關(guān)保密法規(guī)，特制定本規(guī)定。

第二條 重大專項(xiàng)檔案是指在重大專項(xiàng)的規(guī)劃、論證、組織實(shí)施、監(jiān)督評(píng)估、考核驗(yàn)收等全過(guò)程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。

第三條 重大專項(xiàng)檔案是國(guó)家的重要科技資源和知識(shí)資產(chǎn)，重大專項(xiàng)檔案管理工作是重大專項(xiàng)管理的重要組成部分，應(yīng)貫穿于重大專項(xiàng)的規(guī)劃、論證、組織實(shí)施、監(jiān)督評(píng)估、考核驗(yàn)收等全過(guò)程。

第四條 本規(guī)定適用于國(guó)家科技重大專項(xiàng)（民口）的檔案管理。

第二章  組織領(lǐng)導(dǎo)及職責(zé)

第五條 重大專項(xiàng)檔案管理工作堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。各級(jí)重大專項(xiàng)組織實(shí)施管理部門(mén)要把檔案管理工作納入重大專項(xiàng)整體工作，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)重大專項(xiàng)檔案的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

第六條 科技部會(huì)同發(fā)展改革委、財(cái)政部（以下簡(jiǎn)稱三部門(mén)）負(fù)責(zé)對(duì)重大專項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督。主要職責(zé)是：

（一）制定重大專項(xiàng)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和工作指南等。

（二）負(fù)責(zé)重大專項(xiàng)檔案管理工作的監(jiān)督檢查、考核評(píng)估及總體驗(yàn)收等工作。

（三）協(xié)調(diào)解決重大專項(xiàng)檔案管理中的重大問(wèn)題。

第七條 科技部重大專項(xiàng)辦公室（以下簡(jiǎn)稱重大辦）具體落實(shí)三部門(mén)的決策。主要職責(zé)是：

（一）組織實(shí)施重大專項(xiàng)檔案的收集整理、監(jiān)督檢查、評(píng)估驗(yàn)收等工作，督查重大專項(xiàng)檔案及其數(shù)據(jù)的及時(shí)移交與集中管理情況。

（二）組織建設(shè)統(tǒng)一的重大專項(xiàng)檔案管理服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)重大專項(xiàng)檔案的長(zhǎng)期保存和授權(quán)利用。

（三）負(fù)責(zé)重大專項(xiàng)檔案管理工作的協(xié)調(diào)、溝通和聯(lián)絡(luò)。

（四）組織開(kāi)展重大專項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。

（五）對(duì)重大專項(xiàng)檔案管理工作定期通報(bào)，包括各專項(xiàng)檔案管理情況、檔案移交及數(shù)據(jù)匯交情況等。

（六）委托相關(guān)檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)，具體承擔(dān)重大專項(xiàng)檔案的收集、保管與服務(wù)工作。

第八條 重大專項(xiàng)牽頭組織單位（以下簡(jiǎn)稱牽頭組織單位）負(fù)責(zé)本專項(xiàng)檔案的管理、監(jiān)督和檢查。主要職責(zé)是：

（一）組織制訂本專項(xiàng)檔案管理實(shí)施細(xì)則和工作方案。

（二）建立本專項(xiàng)檔案管理工作機(jī)制和責(zé)任體系，實(shí)行項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位法人和項(xiàng)目（課題）負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制。

（三）指導(dǎo)和監(jiān)督專項(xiàng)實(shí)施管理辦公室（以下簡(jiǎn)稱專項(xiàng)辦）和項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱專業(yè)機(jī)構(gòu)）開(kāi)展專項(xiàng)具體檔案管理工作。

第九條 專業(yè)機(jī)構(gòu)具體落實(shí)本專項(xiàng)檔案管理工作。主要職責(zé)是：

（一）負(fù)責(zé)制訂本專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）檔案管理方案等規(guī)章制度。

（二）為本專項(xiàng)檔案管理提供人員、資金及檔案保管場(chǎng)地等必要支撐條件，確保檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，檔案完整保存，工作順利開(kāi)展。

（三）負(fù)責(zé)本專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）檔案管理的組織協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)溝通、培訓(xùn)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查工作。

（四）組織本專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）檔案的收集、整理、歸檔、驗(yàn)收及移交工作。

（五）負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔及移交自身產(chǎn)生的專項(xiàng)管理檔案。

尚未設(shè)立專業(yè)機(jī)構(gòu)的專項(xiàng)，上述工作職責(zé)由專項(xiàng)辦承擔(dān)。

第十條 專項(xiàng)辦負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔及移交自身產(chǎn)生的專項(xiàng)層面管理檔案。

第十一條 重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位要按照法人管理責(zé)任制的要求，具體落實(shí)本項(xiàng)目（課題）檔案管理工作。主要職責(zé)是：

（一）建立健全項(xiàng)目（課題）檔案管理制度及工作責(zé)任體系，項(xiàng)目（課題）負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目（課題）檔案管理工作負(fù)直接責(zé)任。

（二）為本項(xiàng)目（課題）檔案管理配備人員、資金及檔案保管場(chǎng)地等必要支撐條件。

（三）規(guī)范管理并按時(shí)移交本項(xiàng)目（課題）檔案，保證檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。

第三章  歸檔范圍與質(zhì)量

第十二條 重大專項(xiàng)檔案的歸檔范圍主要包括：

（一）重大專項(xiàng)綜合材料：重要文件，領(lǐng)導(dǎo)的重要講話記錄（錄音），會(huì)議紀(jì)要，簡(jiǎn)報(bào)，評(píng)估報(bào)告，年報(bào)，通知通告，大事記，出版刊物，影像資料等。

（二）規(guī)劃階段：專項(xiàng)實(shí)施方案（含總概算和階段概算）及相關(guān)材料，專項(xiàng)階段實(shí)施計(jì)劃（含分年度概算），專項(xiàng)年度計(jì)劃（含年度預(yù)算），專項(xiàng)管理辦法、制度等。

（三）申報(bào)立項(xiàng)階段：年度指南，申報(bào)書(shū)，預(yù)算申訴材料，預(yù)算評(píng)審報(bào)告，申報(bào)立項(xiàng)評(píng)審材料（論證專家名單、專家承諾書(shū)、專家評(píng)審表、專家組意見(jiàn)等）及相關(guān)視頻資料，立項(xiàng)批復(fù)（含預(yù)算），保密協(xié)議，任務(wù)合同書(shū)（含預(yù)算書(shū)）等。

（四）過(guò)程管理階段：實(shí)驗(yàn)任務(wù)書(shū)、實(shí)驗(yàn)大綱，實(shí)驗(yàn)、探測(cè)、測(cè)試、觀測(cè)、觀察、野外調(diào)查、考察等原始記錄、整理記錄和綜合分析報(bào)告等，各類協(xié)議、合同等，樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等實(shí)物，設(shè)計(jì)文件和圖紙，計(jì)算文件、數(shù)據(jù)處理文件，照片、底片、錄音帶、錄像帶等聲像文件，項(xiàng)目（課題）調(diào)整、變更材料，三部門(mén)監(jiān)督評(píng)估報(bào)告，年度、階段執(zhí)行情況自評(píng)價(jià)報(bào)告、檢查報(bào)告，專項(xiàng)階段執(zhí)行情況報(bào)告/專項(xiàng)階段總結(jié)報(bào)告等。

（五）驗(yàn)收階段：驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)，驗(yàn)收承諾書(shū)，驗(yàn)收通知，自評(píng)價(jià)報(bào)告及相關(guān)材料，科技報(bào)告，知識(shí)產(chǎn)權(quán)及其證明類材料，第三方檢測(cè)、測(cè)試、評(píng)估報(bào)告，驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試報(bào)告，成果產(chǎn)業(yè)化證明類，財(cái)務(wù)驗(yàn)收抽查報(bào)告及整改報(bào)告，審計(jì)報(bào)告及審計(jì)底稿、決算報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料，驗(yàn)收評(píng)審類材料（專家簽到表、專家承諾書(shū)、驗(yàn)收意見(jiàn)等），驗(yàn)收結(jié)論書(shū)，產(chǎn)業(yè)化年度報(bào)告等。

（六）其他需要?dú)w檔的重要材料。

具體歸檔范圍詳見(jiàn)《重大專項(xiàng)檔案歸檔范圍表》（附件1）。

第十三條 重大專項(xiàng)檔案的質(zhì)量要求：

重大專項(xiàng)檔案整理及歸檔應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（一）重大專項(xiàng)檔案的收集、整理應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，保證內(nèi)容齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠全面反映重大專項(xiàng)的立項(xiàng)背景、實(shí)施過(guò)程、驗(yàn)收及應(yīng)用轉(zhuǎn)化效果；檔案應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔等。

（二）重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）檔案按照項(xiàng)目（課題）組卷，重大專項(xiàng)綜合材料按照年度—類別組卷。卷內(nèi)文件按時(shí)間順序排列，對(duì)案卷基本情況進(jìn)行說(shuō)明并編制卷內(nèi)目錄。

（三）紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)同步建立并保持信息一致，保證重大專項(xiàng)檔案不同載體類型之間內(nèi)容的準(zhǔn)確一致。

第四章  過(guò)程管理與保存

第十四條 重大專項(xiàng)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位依據(jù)檔案管理職責(zé)分工及相關(guān)規(guī)定，對(duì)重大專項(xiàng)各實(shí)施階段產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，及時(shí)歸檔保存，并按照《重大專項(xiàng)檔案歸檔范圍表》要求逐級(jí)移交。

第十五條重大專項(xiàng)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)移交檔案實(shí)行多套備份，確保移交后本級(jí)仍保存完整檔案。

第十六條 重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）牽頭承擔(dān)單位在項(xiàng)目（課題）通過(guò)驗(yàn)收或終止、撤銷后3個(gè)月內(nèi)，將本項(xiàng)目（課題）檔案移交至專業(yè)機(jī)構(gòu)。專業(yè)機(jī)構(gòu)及專項(xiàng)辦在每年6月底及12月底，將本專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）及管理檔案移交至重大辦。

第十七條 對(duì)于多個(gè)單位聯(lián)合承擔(dān)的項(xiàng)目（課題），各單位保管各自產(chǎn)生的檔案，本項(xiàng)目（課題）全套檔案由牽頭承擔(dān)單位完整保存，參與單位將本單位項(xiàng)目（課題）檔案送交至牽頭承擔(dān)單位。

第十八條 重大專項(xiàng)檔案移交前，應(yīng)參照《重大專項(xiàng)檔案歸檔范圍表》（附件1）及《重大專項(xiàng)檔案文件編號(hào)規(guī)則》（附件2）對(duì)本專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）檔案及管理檔案分別進(jìn)行編碼標(biāo)注。

第十九條 移交檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)移交紙質(zhì)檔案、電子檔案并附檔案材料清單（附件3、附件4），經(jīng)檔案接收單位審核后，雙方履行簽收手續(xù)。

第二十條 重大專項(xiàng)檔案保管期限為永久。重大專項(xiàng)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)須按照國(guó)家法律規(guī)定，向國(guó)家有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案。

第二十一條 重大專項(xiàng)涉密檔案管理嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第五章  檔案驗(yàn)收

第二十二條 檔案驗(yàn)收是重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）驗(yàn)收和重大專項(xiàng)驗(yàn)收的必要前提。三部門(mén)、牽頭組織單位、專業(yè)機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位應(yīng)將檔案驗(yàn)收納入管理工作程序，實(shí)行同步管理。

第二十三條 重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）檔案驗(yàn)收，由項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位向?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)提出驗(yàn)收申請(qǐng)，由專業(yè)機(jī)構(gòu)組織驗(yàn)收。重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收，由牽頭組織單位向三部門(mén)提出驗(yàn)收申請(qǐng)，由三部門(mén)組織驗(yàn)收。

第二十四條 檔案驗(yàn)收工作由檔案驗(yàn)收專家組（以下簡(jiǎn)稱專家組）具體實(shí)施，專家組組成原則：

（一）由三部門(mén)組織的重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收，專家組不少于7人。

（二）由專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的項(xiàng)目（課題）檔案的驗(yàn)收，專家組不少于3人。

第二十五條 檔案驗(yàn)收內(nèi)容主要包括：檔案的完整、齊全情況；檔案的分類、整理、組卷、裝盒等情況；紙質(zhì)檔案與電子檔案對(duì)應(yīng)及真實(shí)情況等。

第二十六條 專家組可通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、案卷抽查等方式進(jìn)行驗(yàn)收，并給出驗(yàn)收結(jié)論。

第二十七條 檔案驗(yàn)收結(jié)論分為合格與不合格。專家組成員全部同意通過(guò)驗(yàn)收的為合格。檔案驗(yàn)收合格后，方可進(jìn)行重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）及重大專項(xiàng)驗(yàn)收。

第二十八條重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）完成所有驗(yàn)收工作后，重大專項(xiàng)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位應(yīng)將驗(yàn)收階段產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的文件材料歸入本項(xiàng)目（課題）檔案及相應(yīng)管理檔案。

第六章  共享與利用

第二十九條 重大專項(xiàng)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位要在嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律規(guī)定下，制訂檔案有效利用制度，推進(jìn)重大專項(xiàng)檔案的共享服務(wù)。

第三十條 重大專項(xiàng)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)通過(guò)現(xiàn)代科技手段加強(qiáng)項(xiàng)目（課題）檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，為重大專項(xiàng)實(shí)施、監(jiān)督檢查、評(píng)估、驗(yàn)收等管理工作提供便利條件，為科技創(chuàng)新、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供支撐服務(wù)。

第三十一條 查閱、摘抄和復(fù)印重大專項(xiàng)檔案，需持有效證件，并登記造冊(cè)。查閱、摘抄、復(fù)印重大專項(xiàng)涉密檔案，須依據(jù)國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定，履行審批手續(xù)。

第三十二條 對(duì)于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，須按照檔案管理權(quán)限和工作程序，履行審批手續(xù)。

第七章  監(jiān)督檢查與考核獎(jiǎng)懲

第三十三條 建立三部門(mén)、牽頭組織單位、專業(yè)機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位的檔案管理監(jiān)督檢查制度。重大專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)適時(shí)對(duì)檔案保管及移交情況進(jìn)行檢查考核并通報(bào)結(jié)果。

第三十四條 重大專項(xiàng)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人給予表彰；對(duì)沒(méi)有及時(shí)歸檔移交檔案或檔案質(zhì)量存在嚴(yán)重問(wèn)題的單位和責(zé)任人給予通報(bào)批評(píng)并限期整改。

第三十五條 在重大專項(xiàng)檔案的收集、整理、保管、利用、服務(wù)等管理工作中，出現(xiàn)違法違紀(jì)行為的依照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》處理。

第八章  附則

第三十六條 各重大專項(xiàng)依照本規(guī)定，結(jié)合重大專項(xiàng)特點(diǎn)，制定相應(yīng)的實(shí)施管理細(xì)則，報(bào)科技部備案。

第三十七條 本規(guī)定由科技部負(fù)責(zé)解釋，自2018年1月1日起施行。

附件：1. 重大專項(xiàng)檔案歸檔范圍表

      2. 重大專項(xiàng)檔案文件編號(hào)規(guī)則

      3. 重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）檔案清單[項(xiàng)目（課題）層面]

      4. 重大專項(xiàng)檔案移交清單[專項(xiàng)層面]

附件1

重大專項(xiàng)檔案歸檔范圍表

1．國(guó)家科技重大專項(xiàng)檔案實(shí)行三級(jí)保管制度。其中，表中的“必存”表示必須歸檔保存檔案，即必存項(xiàng)；“有則必存”表示如有此檔案，則必須歸檔，即有則必存項(xiàng)。

2．國(guó)家科技重大專項(xiàng)檔案的歸檔堅(jiān)持紙質(zhì)與電子檔案并重的原則。

3．電子文件或掃描件格式可為：PDF、DOC、JP（E）G、XLS、AVI、MP4、KAS、OWL等。

4．對(duì)于未在本表中列出的檔案材料，各專項(xiàng)可根據(jù)實(shí)際需求，按照項(xiàng)目管理階段對(duì)表中的“文件序號(hào)”進(jìn)行擴(kuò)充。如：C12：XX文件。

附件2

重大專項(xiàng)檔案文件編號(hào)規(guī)則

重大專項(xiàng)檔案文件編號(hào)規(guī)則如下所示：

一、編號(hào)規(guī)則說(shuō)明

文件編號(hào)前十四位為項(xiàng)目（課題）編號(hào)，管理類檔案后六位補(bǔ)0；文件編號(hào)第十五位為英文半角“-”；文件編號(hào)第十六位為《歸檔范圍表》中階段序號(hào)。共分為A、B、C、D、E五個(gè)階段。文件編號(hào)后兩位為《歸檔范圍表》中文件序號(hào)，由兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

二、重大專項(xiàng)檔案文件編號(hào)示例

例1：2012ZX01109001-B07（2012年立項(xiàng)的01專項(xiàng)第109項(xiàng)目001課題申報(bào)立項(xiàng)階段的任務(wù)合同書(shū)）

例2：2012ZX01000000-A01（2012年產(chǎn)生的01專項(xiàng)規(guī)劃階段的實(shí)施方案及相關(guān)材料）

例3：2008ZX08000000-A02（2008年產(chǎn)生的08專項(xiàng)規(guī)劃階段的專項(xiàng)五年規(guī)劃文件）

附件3

重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）檔案清單[項(xiàng)目（課題）層面]

項(xiàng)目（課題）名稱：                             項(xiàng)目（課題）編號(hào)：                               共    頁(yè)第   頁(yè)

移交單位（蓋章）：                                接收單位（蓋章）：

移交人：                                         接收人：                            交接日期：    年   月   日

說(shuō)明：項(xiàng)目（課題）承擔(dān)單位向?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)移交檔案材料時(shí)提交本表。
附件4

重大專項(xiàng)檔案移交清單[專項(xiàng)層面]

 重大專項(xiàng)名稱：                                                                                共    頁(yè)第   頁(yè)

移交單位（蓋章）：                            接收單位（蓋章）：

移交人：                                     接收人：                                 交接日期：    年   月   日

說(shuō)明：1. 專業(yè)機(jī)構(gòu)向重大辦移交檔案材料時(shí)提交本表，并附所列項(xiàng)目（課題）檔案清單（附件3）。

      2. 檔號(hào)：項(xiàng)目（課題）檔案填寫(xiě)項(xiàng)目（課題）編號(hào)，管理檔案填寫(xiě)檔號(hào)。

      3. 檔案材料名稱：項(xiàng)目檔案填寫(xiě)項(xiàng)目名稱，非項(xiàng)目檔案的檔案材料名稱要能概括本卷檔案的內(nèi)容。

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內(nèi)容來(lái)源：科技部

內(nèi)容編輯：北京科技政策法規(guī)宣講團(tuán)